Paragraaf E. Bedrijfsvoering

We realiseren ons dat de rol van de gemeente verandert. We zijn niet meer op alle terreinen bepalend en stimuleren zelfsturingsinitiatieven en nemen daarbij hooguit een faciliterende rol op ons. We blijven investeren in het betrekken van inwoners en vooral ook jongeren bij beleid en politiek. Bij belangrijke onderwerpen maken we de dialoog mogelijk en we nemen een positieve grondhouding aan t.a.v. initiatieven.

Speerpunten 2023

Toekomstvisie 'Venray 2030, een belofte voor de toekomst'

De herijkte strategische visie is medio 2019 opgeleverd in de vorm van een toekomstvisie 'Venray 2030, een belofte voor de toekomst'. De uitwerking krijgt vorm door beleidsontwikkelingen te koppelen aan de ambities uit de visie.

Informatiebeleidsplan (IBP) 2023
In 2023 stellen we voor de diverse beleidsterreinen geactualiseerde informatie-strategiën op die samen het nieuwe informatiebeleidsplan voor de komende jaren vormen. Naast de verdere intensivering van de samenwerking met Horst aan de Maas, zijn belangrijke onderdelen:

• Datagedreven werken
• Hybride werken
• Digitalisering en robotisering van processen en dienstverlening.

Regionale samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering

De programmatische samenwerking op het gebied van bedrijfsvoering met Horst aan de Maas wordt vorm gegeven op basis van de vastgestelde uitvoeringsplannen /projectplannen per vakdomein (HRM, IV, F/P&C en KCC/BZ). Binnen IV is ingezet op een gezamenlijke architectuur, portfoliomanagement, gegevensmanagement, BI en Informatiebeheer en daarnaast op een gezamenlijk beheer en servicedesk. Bij HRM is ingezet op het doorontwikkelen van Youforce, samen vormgeven HR control en afstemmen/harmoniseren van HR beleid, bij F/P&C op het harmoniseren van het WOZ proces, een gezamenlijk financieel beheer en één financieel systeem. Bij KCC is de basis gelegd voor een gezamenlijke visie op dienstverlening, klantcontactstrategie, klantcontactprocessen en platform telefonie. In 2023 wordt de ingezette koers verder doorgezet op basis van vastgestelde jaarplannen. De evaluatie die eind 2022 wordt opgeleverd vormt de basis voor een eventuele bijstelling of verbreding. De evaluatie heeft betrekking op de bereikte resultaten, de impact op personeel en organisatie, de werking van de samenwerkingsvorm en opbrengsten respectievelijk kosten.

Transformatie naar vraaggericht werken

Samen met dorps- en wijkraden, initiatiefnemers, ambtenaren, college en raad zijn we in gesprek over ieders rol en de mate van participatie bij vraagstukken en initiatieven vanuit de samenleving. Belangrijk aandachtspunt is ook hoe gemeente en bewoners/partners met elkaar communiceren. Dit moet leiden tot een gezamenlijke visie op participatie en communicatie waarin voor iedereen helder is wat we van elkaar kunnen verwachten.

Realiseren klantgerichte dienstverlening

Binnen team Burgerzaken is de processpecialisatie gerealiseerd. Zo kunnen we voldoen aan de meer complexere klantvragen en meer maatwerk bieden. Momenteel is er een doorontwikkeling en verdergaande specialisatie tot stand aan het komen. Medewerkers volgen opleidingen, ontwikkelen eigenaarschap, beheersen en onderhouden de processen en behalen een specialistisch kennisniveau. Inmiddels zijn er zeer goede resultaten bereikt in de zelfevaluaties/audits en voldoen we aan de kwaliteitseisen. We moeten dit nu vasthouden en monitoren in 2023. Daarnaast ligt de focus op een toegankelijke en klantgerichte (online) dienstverlening en de implementatie van live chat als nieuwe dienst binnen het KCC. Centraal staat verder: de samenwerking met Horst aan de Maas op gebied van callcenter en burgerzaken en de visie op dienstverlening. Daarnaast loopt de vernieuwing van de telefooncentrale en het verder vorm geven van het Burgerzaken-team van de toekomst. In de kern zijn we op weg om te kantelen naar een proces- en klantgeoriënteerde dienstverlening.

Sturing en beheersing (concern)

Vanuit het Koersdocument "Anders in Control" is er continue aandacht voor meer grip/control op de verschillende processen. Naast Risicomanagement en Resultaatmanagement is een adequate informatievoorziening van belang om per beleidsveld de optimale resultaten te bereiken en de juiste sturing te kunnen geven. Vanuit de programma's van het Informatiebeleidsplan wordt de informatievoorziening ondersteund, waarmee in 2023 verder uitvoering gegeven wordt aan de sturing/beheersing van onze dagelijkse processen.

Rechtmatigheidsverantwoording
Vanaf het begrotingsjaar 2023 is niet langer de accountant verantwoordelijk voor de toets op de rechtmatigheid, maar is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring en –verantwoording bij de jaarrekening. Hiervoor wordt het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) nog in 2022 gewijzigd.

De rechtmatigheidsverklaring wordt aangevuld met de bevindingen die gedurende het boekjaar, bij de (verbijzonderde) interne controles zijn geconstateerd. Het implementatietraject van deze wijziging werd vanaf 2020 al opgepakt. De meest financieel relevante processen werden verbeterd door controlemomenten en -maatregelen vast te leggen. De organisatie is meegenomen in de achtergronden en de verschillende rollen in de processen worden doorleefd om het draagvlak en de bewustwording te vergroten.